基建、修缮工程项目送审资料规范
（2024年3月29日更新）
1.基本要求
2.送审程序
3.送审资料总要求
4.关于报送审计的注意事项
1.基本要求
所有基建、修缮工程项目的实施均应按照学校最新发布实施的《西安工程大学合同管理办法》《西安工程大学修缮节能改造工程管理办法（试行）》《西安工程大学基本建设管理办法》《西安工程大学招标采购管理办法》《西安工程大学零星采购暂行规定》等相关管理办法的规定：履行相关立项论证、招投标、合同审签、造价增加审定、变更审批、预算经费(超预算项目)追加、竣工验收、项目自查及初步审核等工作程序，归集相关纸质文件资料原件和电子版资料，留存相关工作日志、工作记录、会议纪要等。
基建、修缮工程项目管理部门必须报送真实、完整的工程项目结算资料，并对所报送工程项目资料的真实性、完整性做出书面承诺，所有报审资料必须符合下列要求：
1.1项目批复（立项、合同）
按照学校基本建设、修缮节能改造、合同管理、招投标管理及零星采购管理相关制度规范及细则，工程项目无论大小，均须立项，落实资金来源，按学校合同管理办法的规定进行合同会签，送审时需提供经费预算文件、项目立项报告、合同审签表等批复文件。
1.2项目程序及程序性文件
根据学校招标采购管理办法和招标采购组织职能划分的规定，对符合招标要求的工程项目必须按程序组织招标，送审时需提供招标文件、投标文件、答疑纪要、中标通知书以及招标相关会议纪要等。
1.3竣工验收
项目管理部门需加强项目管理，保证工程质量，工程项目竣工后，项目管理部门必须进行工程项目验收，并出具验收报告。
1.4资料要求
送审资料必须真实、规范，资料内容填写完整，具备项目审核条件；
所有报审资料必须为原件，复印件补盖公章的原则上一律视为复印件；
1.5送审资料必须完整，一旦送审，不予补充和更改
报审时必须提供送审单、结算书、合同、变更签证、竣工图纸、招标文件、投标文件、中标通知书及工程项目相关的技术资料、会议纪要、材料认质认价单、情况说明等原件。
2.送审程序
2.1项目资料归集与整理：按照项目实施程序完整归集程序文件、结算文件。
2.2项目管理部门初审：审核资料是否真实完整，合同是否执行，项目变更是否计入造价（包括变更增加和减少），是否按照合同管理办法和项目管理办法履行变更事项审批手续。
2.3填报“项目送审信息表”（预算、招标项目、非招标项目）。
2.4打印制式文件、签字盖章：文件内容是否完整填写，部门负责人和相关人员是否签字，部门是否盖章。
2.5按顺序分类整理送审资料。按“送审资料要求”和“自查表”的要求、顺序进行资料整理。
(1)分类归集纸质版资料。
(2)分类归集电子版资料（详见资料要求和自查表）。
(3)按审计处要求的整理顺序，对签字盖章、手续齐全的纸质版资料进行文件扫描、拍照（扫描件要求清晰、端正、格式正确）。
2.6报送电子版、扫描版(纸质版签字盖章后扫描)：送审信息表、电子版、扫描文件（要求按顺序、分类归集）。
2.7审计处审核电子版，符合送审规范和要求的，报送纸质版。
2.8纸质版审核、接收：审核纸质版资料是否符合送审规范和要求。
2.9实施审计:依法按照法律法规、行业规范和学校规章制度进行审计。
2.10出具审计报告。
2.11审计资料整理归档。
3.送审资料总要求
3.1提供资料清单要求
所有基建、修缮工程项目报送审计的，均必须提供如下真实完整的项目资料原件:
详见审计处网页左侧：“资料下载”专栏——各类项目送审资料清单
3.2不予接收的情况：
3.2.1 未提供资料原件的。
3.2.2 未填报“送审信息表”、“自查表”及相关制式文件的（审计处网站下载）。
3.2.3 项目未经项目管理部门初步审核的（甲方应出具初审报告并附结算明细）。
3.2.4 不如实提供或不完整提供资料的，无法开展审计的。
3.2.5 项目未立项的，跨年度项目未重新立项的。
3.2.6 项目超合同、超立项、超预算未按照合同管理办法及相关制度文件履行审批审定手续的。
3.2.7 变更事项(包括变更增加和变更减少事项)及项目造价增加的，未按照学校规定履行变更审批手续和变更造价审定程序的，其他重大事项（差异调整、增量调整）未履行申请、申报、决策、审批手续的。(依据最新合同管理办法、基建项目管理办法、修缮节能项目管理办法等)
3.2.8 应招标未招标的工程项目。
3.2.9 应招标项目预算(拦标价)未在招标实施前报送审计的。
3.2.10 合同未审签的。
3.2.11 竣工后未进行验收的。
3.2.12 金额较大项目未提供竣工图的。
3.2.13 未按要求提供电子版、扫描文件资料的。
3.2.14 超越部门权限擅自委托审核的。
3.2.15 其他不予接收的情况
3.3应提供的资料及要求，详见《结算审核送审资料要求》。
4.关于报送审计的重点注意事项
4.1项目立项
4.1.1工程项目无论大小，均需立项；
4.1.2报审工程项目必须控制在立项范围之内；
4.1.3结算审核时，与立项范围无关的内容，应予剔除或进行补充立项；
4.1.4项目超预算的，应按照合同管理办法的规定，履行预算追加审定程序和审批手续。
4.1.5立项文件包括：立项书、前期论证资料及方案资料、决策及审批相关资料、相关会议纪要、项目概预算资料等。
4.2合同文件
4.2.1所有基建、修缮项目合同，均须履行合同审签程序；
4.2.2遵循招标程序签订的工程项目合同，应确保合同规定工程内容和事项保质保量完成，待项目竣工后，进行项目验收；
4.2.3按学校规定无需进行工程项目招标的工程项目，合同应明确约定按实结算的方式，未予明确的，视为按实结算。
4.2.4合同明确规定预结算编制依据的，应执行合同约定；未予明确的，依据行业规范进行审计或要求报审单位依据行业规范重新编制。
4.2.5对合同约定的工期管理、现场管理、水电费管理、变更事项管理、气象管理等影响最终结算造价，应做好施工日志、监理日志、气象日志和现场管理日志，划分双方责任界限，归集相关依据及往来文件，已备核实。
4.3招标文件
4.3.1根据学校工程项目招标管理，符合招标条件的工程项目应根据金额大小和管理权限分别由校招标办或职能部门招标。
4.3.2明确约定项目清单、工程内容、技术要求、质量要求、投标报价方式等内容。
4.3.3涉及主材、设备、成品的，应约定品牌、型号、规格、数量等。
4.3.4报送审计应将招标文件、投标文件、中标通知书、答疑纪要、会议纪要等一并送审。
4.4变更签证
4.4.1变更事项应当按照“先审批、后实施”的原则，依据学校最新合同管理办法、基本建设管理办法、修缮节能改造工程管理办法及学校相关要求，履行造价增加审定程序、变更事项审批程序、超预算项目经费追加手续等。
4.4.2签证形式应当统一，由建设单位统一编号，签证中应包含的必备的名称、时间、地点、签证事由、工程内容、内容均应规范、完整填写，同时提供工程量清单、工程量增减单及汇总表等。对隐蔽工程签证内容必要时提供影像资料。
4.4.3签证应附工程量验收计算单。签证只能如实签写工程量，价格不得签证，人工费不得签证。
4.4.4变更资料按照“一项变更、一套资料”原则分别分类整理；变更签证应与变更申请等资料逐一对应,即变更签证应附在与之相对应的变更申请资料后,整理顺序为:变更手续+变更签证+变更概算+情况说明(每项变更采取同样的整理顺序)。
4.4.5 签证内容：
除上述要求外，对于部分修缮项目或零星维修项目（工程地点较为分散的），签证内容应注明：“名称、时间、地点、签证事由、工程内容、措施及工艺等”；
签证必须按照“同一施工区域，同类工程内容，分类集中签证”的原则整理、汇集签证内容，集中列示在签证单上，如：涉及管道维修、刷乳胶漆、线路改造等工程内容在同一施工区域（施工地点较为集中）的，防止穿插列示，以便分类汇总计算。
工程内容特别分散，可不考虑施工区域，直接对同类工程内容进行分类后签证。
4.4.6 变更(签证)的范围：
变更(签证)事项包括设计变更和施工变更(施工范围、内容、工艺等)，分为两种：
（1）变更(签证)增加事项，主要指项目变更引起变更增项（施工项目和内容增加或追加，增加造价）；
（2）变更(签证)减少事项，主要指项目变更引起变更减项（原有施工项目不做或扣除，减少造价）。
4.4.7变更签证资料（详见送审资料清单）。
4.5主材设备认质认价
4.5.1主材、设备、成品如需认价，应按照基本建设管理办法、修缮节能改造工程管理办法的规定的认价程序和形式，经相关认价程序后出具会议纪要及认价清单，参与人员签字认可；
4.5.2认质认价时，项目管理单位应进行市场调研和询价，价格必须是合理的市场价格或行业价格，应当符合市场行情，不得偏离市场行情。
4.5.3关于主材设备认价，应注明适用范围。
4.5.4人工费执行陕西省有关定额标准、调价规范和学校相关规定，不得对人工费进行认价、调整。
4.5.5认质认价单资料（详见送审资料清单）。
4.6图纸
4.6.1金额较大的项目应提供竣工图，图纸齐全，能反映工程项目真实造价。
4.6.2必须为竣工图，图纸需加盖竣工章，并签写相关信息。
4.6.3必须表明有关数据信息，图注应当准确，比例适当，能够反映工程实际情况。
4.6.4图纸必须整齐规范，折叠规范（A4大小），装订成册。
4.7竣工验收
4.7.1竣工验收的前提：（1）竣工资料齐全（验收的基础资料）；（2）工期认定准确（开竣工日期及合同工期有效执行，相关资料齐备）；（3）程序执行到位（施工过程中相关工作程序均已得到有效执行）；（4）审批手续完备（变更事项、重大事项、认质认价、造价控制等审批手续齐备）。
4.7.2项目名称、地点、开工日期、竣工日期、工程造价等内容应填写完整。
4.7.3明确填写验收意见（项目是否合格、是否需要整改、已提出整改意见是否落实等），涉及主材、设备的，应明确数量、品牌、规格、型号。
4.7.4建设单位和施工单位的项目负责人、现场负责人、参与验收人员部门、主管签字，加盖公章（项目管理部门）。
4.8设备清单
工程项目涉及采购设备的，报送审计时，项目管理部门应在竣工验收合格的基础上，提供书面设备清单，内容包括供货商、设备名称、设备规格型号、设备生产厂家、设备产地等设备信息。
4.9工期管理
4.9.1严格履行合同工期条款；
4.9.2做好日志，如实记录实际工期，合理界定双方责任，认定工期延误，确定处罚意见；
4.9.3提供充分证明文件及认定依据；
4.9.4工期管理资料：
(1)开工报告（开工令）、竣工报告；
(2)工期延误往来证明书面文件；
(3)工期延误天数认定及处罚意见；
(4)相关工作日志（备查。包括：施工、监理、气象和管理日志等，必要时提供）。
5.送审时限
4.10.1工程项目应在预算批复年度内及时送审，确保项目年度经费预算执行；
4.10.2跨年度未送审项目、项目竣工后未及时送审项目等未按时限要求及时送审的项目，送审时须对相关情况进行书面说明。
书面说明须经主管校领导签字。
情况说明的内容主要包括：未及时送审的基本事实、事由；送审年度是否立项，是否落实资金；部门意见及主管校领导审批意见等。
