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基建、修缮工程项目

送审资料规范(2017年2月)

一、基本要求 1

二、送审程序 1

三、送审资料 2

四、关于送审资料的说明 3

一、 基本要求

基建、修缮工程项目管理部门必须报送真实、完整的工程项目结算资料,并对所报送工程项目资料的真实性、完整性做出书面承诺,所有报审资料必须符合下列要求:

1、项目批复(立项、合同)。工程项目必须按照学校项目立项审批管理办法规定进行立项审批,落实资金来源,按学校合同管理办法的规定进行合同会签,送审时需提供立项报告、合同审签等批复文件。

2、项目程序及程序性文件。根据学校招标采购管理办法和招标采购组织职能划分的规定,对符合招标要求的工程项目必须按程序由校招标采购领导小组办公室、项目管理部门等进行招标,送审时需提供招标文件、投标文件、答疑纪要、中标通知书以及招标相关会议纪要等。

3、竣工验收。项目管理部门需加强项目管理,保证工程质量,工程项目竣工后,项目管理部门必须进行工程项目验收,并出具验收报告。

4、资料要求。送审资料必须真实、规范,资料内容填写完整,具备项目审核条件;

所有报审资料必须为原件,复印件补盖公章的原则上一律视为复印件;

5、送审资料必须完整,一旦送审,不予补充和更改。

报审时必须提供送审单、决算书、合同、变更签证、竣工图纸、招标文件、投标文件、中标通知书及工程项目相关的技术资料、会议纪要、材料认质认价单、情况说明等原件。

二、 送审程序

1、项目资料归集与整理:按照项目实施程序完整归集程序文件、造价文件,按照送审规范和要求进行资料整理。

2、部门初审:审核资料是否真实完整,合同是否执行,项目变更是否计入造价(包括变更增加和减少)。

3、制式文件签署:文件内容是否完整填写,部门负责人和相关人员是否签字,部门是否盖章。

4、审计处审核、接收:审核资料是否符合送审规范和要求。

5、实施审计:依法按照法律法规、行业规范和学校规章制度进行审计。

6、出具审计报告。

7、审计资料整理归档。

三、 送审资料要求

所有基建、修缮工程项目报送审计的,均必须提供如下真实完整的项目资料原件,未履行相关程序、资料不完整、不符合送审要求工程项目,不予接收审计。

应提供的资料如下:

(一) 制式文件(见 http://shenjichu.xpu.edu.cn/xzzq/gcsjxz.htm ):

1、工程(制式1);

2、基建、修缮工程预)算书封面(制式2);

3、工程造价审核资料承诺书(制式3);

4、工程项目报送审计情况说明书(制式4);

5、项目项审批表(制式6);

6、合同审(制式7);

7、竣工验收报告(制式5,一式5份)。

注:

以上1、2、3、4文件为送审时由管理部门填写的制式文件;

5、6为履行项目立项、合同审签等程序文件(须同时提供原件和复印件,查验后退回原件)

7为竣工时验收文件。

(二) 结算资料

1、结算书(含决算汇总表、分部分项明细汇总表、分部分项结算书等,须签字盖章);

2、工程量签证单、工程量计算清单;

3、设备清单(工程项目中含有设备的,必须提供设备清单);

4、监理审核报告、项目管理部门审核报告等其他结算资料(必须附审核后结算书或审减清单);

5、竣工结算资料;

6、验槽记录等其他资料(涉及隐蔽工程的必须提供)。

(三) 变更资料

涉及变更的工程项目,应按照学校授权审批层次进行审批,必须提供如下:

1、变更通知单或设计变更通知单(甲方要求变更资料)

工作联系单、变更申请单及甲方批复文件(乙方要求变更资料);

2、变更签证单(须与变更资料逐一对应);

3、工程量增减清单、设备增减清单;

4、与变更相关的会议纪要、通知、情况说明等文件。

(四) 与工程造价、认价和审核(复核)相关的文件

1、影响工程造价的相关会议纪要、论证文件、情况说明等文件。

2、工程未按期竣工应提供资料:工期延误确认资料、误工证明文件、停工通知、处罚措施等;

3、关于水电费扣除问题,如合同未约定,应予说明;

4、关于优惠执行问题,变更部分是否执行约定优惠,如合同未约定,应予说明。

(五) 认价资料

1、认价单。(1)主材、设备、成品认质认价单必须履行审批手续;(2)主材、设备、成品认质认价时,项目管理单位应进行市场调研和询价,价格应当符合市场行情,不得偏离市场行情。3)关于主材设备认价,应注明适用范围(变更部分还是全部)。

2、人工费调整按国家、地方相关调价文件执行,合同双方不得进行认价和调整。

(由项目管理方确定执行适用范围和起始日期)。

(六) 合同书或协议书(合同必须经过审签)。

(七) 预算文件(招投标预算文件或项目实施前的论证资料)

按招投标管理办法的规定,按照项目金额大小和招投标层次规定的要求,应招标项目必须履行招投标程序,并按如下应提供相关资料:

1、招投标项目。送审时必须提供投标预算及以下第(八)条的招投标相关文件;

2、非招投标项目。送审时必须提供项目造价概预算(立项预算)、报价预算及相关论证材料。

(八) 招投标文件

按国家、地方和学校规定的项目金额大小和招投标层次的要求,需要履行招投标的工程项目,必须提供如下资料:

1、成交函(中标通知书)、二次报价单、评标报告、澄清函;(招标工程项目)

2、投标文件(技术标、商务标)、投标预算;(招标工程项目)

3、招标文件、答疑纪要、图纸会审纪要。(招标工程项目)

(九) 图纸

1、竣工图(必须加盖竣工章、装订成册);

2、设计图(施工图)(需加盖设计章);

3、影响工程造价审核的原始地貌图、网格图、规划图也应一并提供。

注:以上图纸均应折叠为A4大小,并装订成册

(十) 电子文档。

1、投标预算电子版(广联达和excel各一份)

2、结算造价电子版(广联达和excel各一份);

3、竣工图纸、设计(施工)图纸以及其他图纸电子版(软件版本);

4、签证、工程量计算单、工程量增减单、设备清单、设备增减清单、认价单等资料电子版。

以上电子版资料应在送审时一并提供,所有工程项目必须提供。

(十一) 需要提供的其他资料。

(十二) 注意事项:

1、资料整理顺序:按以上所列顺序由上及下的顺序整理。

2、所有工程项目应履行立项、合同审签程序;

跨年度报送审计的项目,原立项作废的,应重新立项。

3、按规定应进行招投标的工程项目,应履行招投标程序;

4、项目竣工后应及时组织验收、及时报送审计。

5、资料应为原件,保证完整、真实。报送审计后,不得进行资料更改和补充。

(其他注意事项详见送审规范相关内容)

(十三) 特别说明

1、装订成册。如果以上资料较多,应按类别以胶装形式装订成册,确保资料完整。

2、资料规格。所有送审资料规格均应为A4纸大小,图纸等资料非A4格式,应折叠为A4大小,并装订成册,否则不予接收。

 

四、 关于报送审计的注意事项

(一)项目立项

1、未立项的工程项目,不予接收。

2、报审工程项目必须控制在立项范围之内;

3、决算审计时,与立项范围无关的内容,应予剔除或进行补充立项。

(二)合同文件

1、遵循招标程序签订的工程项目合同,应确保合同规定工程内容和事项保质保量完成,待项目竣工后,进行项目验收;

2、按学校规定无需进行工程项目招标的工程项目,合同应明确约定按实结算的方式,未予明确的,视为按实结算。

3、合同明确规定预决算编制依据的,应执行合同约定;未予明确的,按惯用依据进行审计或要求报审单位按惯用依据重新编制。

(三)招标文件

1、根据学校工程项目招标管理,符合招标条件的工程项目应根据金额大小和管理权限分别由校招标办或职能部门招标。

2、明确约定项目清单、工程内容、技术要求、质量要求、投标报价方式等内容。

3、涉及主材、设备、成品的,应约定品牌、型号、规格、数量等。

4、报送审计应将招标文件、投标文件、中标通知书、答疑纪要、会议纪要等一并送审。

(四)变更签证单、认价单

1、签证形式应当统一,由建设单位统一编号,签证中应包含的必备内容:名称、时间、地点、签证事由、工程内容、工程量清单及汇总。对隐蔽工程签证内容必要时提供影像资料。

2、签证应附工程量验收计算单。签证只能如实签写工程量,价格不得签证,人工费不得签证。

3、主材、设备、成品如需认价,经相关认价程序后出具认价清单,参与人员签字认可;双方认可协商的价格必须是合理的市场价格或行业价格。

4、人工费执行陕西省有关定额标准、调价规范和学校相关规定,不得对人工费进行认价、调整。

(五)图纸

1、图纸齐全,能反映工程项目真实造价。

2、必须为竣工图,图纸需加盖竣工章,并签写相关信息。

3、必须表明有关数据信息,图注应当准确,比例适当,能够反映工程实际情况。

4、图纸必须整齐规范,折叠规范,装订成册。

(六)验收报告

1、项目名称、地点、开工日期、竣工日期、工程造价等内容应填写完整。

2、明确填写验收意见,涉及主材、设备的,应明确数量、品牌、规格、型号。

3、建设单位和施工单位的项目负责人、现场负责人、参与验收人员部门、主管签字,加盖公章。

(七)设备清单

工程项目涉及采购设备的,报送审计时,项目管理部门应在竣工验收合格的基础上,提供书面设备清单,内容包括供货商、设备名称、设备规格型号、设备生产厂家、设备产地等设备信息。

审计处

2017年2月

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